Wie arbeitet ihr mit der E-Mail-Funktionalität?

[iparker]

Hallo,

ich bin gerade am überlegen wie man am besten mit der E-Mail-Funktion von Sugar arbeitet sollte.

Ziel sollte es ja sein, alle Mails und möglichst viele Informationen im CRM direkt beim Kunden/Kontakt zu haben.

Jedoch finde ich es schwierig mit Sugar als "Mailclient" zu arbeiten. Auch wenn die Mail-Funktion nicht schlecht ist finde ich die Usability nicht so mega toll. Auch einige meiner Kollegen werden ihr geliebtes Thunderbird wohl kaum aufgeben wollen ;-).

Ich habe mir jetzt das Opacus Thunderbird Plug In angeschaut und es funktioniert schon recht gut. Der Einsatz dieses AddOns macht es erforderlich, aus Thunderbird vor dem Versand einer Mail einen Kontakt/Datensatz aus Sugar auszuwählen. Die Mail wird dann direkt in Sugar archiviert und mit diesem Datensatz verknüpft. Funktioniert - ist jedoch ein geringer Mehraufwand zum Versand von Mails ohne Sugar-Verbindung.

Aber wie sollte es mit Mails gehandhabt werden, die an mich gesendet werden? Wie könnte man es machen, dass diese Mails sowohl in Sugar verfügbar sind als auch in meinem Thunderbird? Reicht es hier aus, die Mails in beiden Systemen abzurufen, dabei auf dem Server zu belassen und nach X Tagen zu löschen (so dass sie in dieser Zeit in jedem Fall von beiden Systemen runtergeladen werden konnten)? Oder macht der manuelle Weg aus Thunderbird mehr Sinn - also über die Archive-Funktion von Opacus?

Mich würde interessieren wie andere die Mail-Funktion nutzen und dieses Aspekt handhaben.

Erfahrungsaustausch willkommen ;-).

Viele Grüße

Timo

[christianknoll]

Timo,

am besten garnicht mit dem Sugar Email Client arbeiten. ;-)

Wir machen das in Outlook haben aber unseren eigenen Connector. Was man natürlcih tun könnte ist Maibboxen auch in Sugar zu lesen und zu parsen und an alle Kontakte die man finden kan anzuhängen .. finde ich aber beschränkt sinnvoll da dann aller müll in Sugar landet und wahrscheinlich mehr als notwendig ... im Wesentlichen aber kein Problem .. einzig und alleine muesste man sich darum kuemmern wer denn dann ein email als gelsen markiert wenn sowohl sugar als auch man selbst die emails liest.

Grüße nach Hannover, christian.

PS: Opacus für Thunderbird kenne ich nicht.,

Hallo,

ich bin gerade am überlegen wie man am besten mit der E-Mail-Funktion von Sugar arbeitet sollte.

Ziel sollte es ja sein, alle Mails und möglichst viele Informationen im CRM direkt beim Kunden/Kontakt zu haben.

Jedoch finde ich es schwierig mit Sugar als "Mailclient" zu arbeiten. Auch wenn die Mail-Funktion nicht schlecht ist finde ich die Usability nicht so mega toll. Auch einige meiner Kollegen werden ihr geliebtes Thunderbird wohl kaum aufgeben wollen ;-).

Ich habe mir jetzt das Opacus Thunderbird Plug In angeschaut und es funktioniert schon recht gut. Der Einsatz dieses AddOns macht es erforderlich, aus Thunderbird vor dem Versand einer Mail einen Kontakt/Datensatz aus Sugar auszuwählen. Die Mail wird dann direkt in Sugar archiviert und mit diesem Datensatz verknüpft. Funktioniert - ist jedoch ein geringer Mehraufwand zum Versand von Mails ohne Sugar-Verbindung.

Aber wie sollte es mit Mails gehandhabt werden, die an mich gesendet werden? Wie könnte man es machen, dass diese Mails sowohl in Sugar verfügbar sind als auch in meinem Thunderbird? Reicht es hier aus, die Mails in beiden Systemen abzurufen, dabei auf dem Server zu belassen und nach X Tagen zu löschen (so dass sie in dieser Zeit in jedem Fall von beiden Systemen runtergeladen werden konnten)? Oder macht der manuelle Weg aus Thunderbird mehr Sinn - also über die Archive-Funktion von Opacus?

Mich würde interessieren wie andere die Mail-Funktion nutzen und dieses Aspekt handhaben.

Erfahrungsaustausch willkommen ;-).

Viele Grüße

Timo

[roblaus]

Never ending story...

Ich habe jetzt ja schon so ziemlich alles durch was es so gibt und gab und meine Kunden den Rest. Wirklich gut ist gar nichts und wenn doch einmal was gerade passt dann kommt garantiert irgendeine neue Version von irgendetwas und nix geht mehr.

Ich mache es so dass ich unsere IMAP Konten auch in Sugar abfrage (nicht automatisch importiere!!) und dann immer wieder einmal die markiere die in Sugar rein sollen und sie dann mit Rechtsklick importiere. Bei manchen Konten wird auch automatisch importiert, speziell wo es eine Autoantwort geben soll.

Nach raus geht das natürlich auch (wenn man auch den sent mail Ordner in Sugar anzeigt), aber viel ist ohnehin Standardzeugs (=Vorlage personalisiert) das direkt über den Sugar Client versendet wird.

Ich warte auf den Tag wo ein Tool so schlau ist dass es weiß was ich will. Aber dann träume ich das vermutlich schon in der Matrix.

[iparker]

Hallo,

vielen Dank für Eure Antworten!

An Robert hätte ich noch ein paar kurze Rückfrage:

1.) Wenn Du die Konten auch in Sugar abrufst, heißt dass Du fragst die Mails in einem normalen Mailclient (Outlook, Thunderbird) und in Sugar ab?

2.) Wie kann man bei E-Mail-Konten denn einstellen dass diese automatisch importiert werden? Gibt es die Funktion in der CE-Version? Soweit ich es gesehen habe werden über Sugar versendete Mail direkt mit dem Kontakt verknüpft, aber eingehende Mails müssen manuell über die "Importieren+Zuordnen"-Funktion verknüpft werden. Richtig?

3.) Zum Mail-Versand: Verschickst Du Deine Mails dann tatsächlich über Sugar?

Besten Dank!

Viele Grüße

Timo

[roblaus]

@1 Ja, bei IMAP ist das kein Problem weil ohnehin nur die Header herunterkommen und der Rest am Server bleibt. Ich mache das parallel in Sugar, auf meinem Android Ding, in Thunderbird und über einen anderen Web Client.

@2 Ja gibt es, im Admin Bereich unter eingehende E-Mails ein Gruppenkonto definieren und den Import auf Ja setzen. Das sollte aber eher nicht für Konten gemacht werden wo viel Junk kommt sondern eher für Support Sachen und ähnliches. Nachteil beim Import (ob automatisch oder nicht): Es kommt alles mit, auch Anhänge und der gesamte Text

@3 Ja, ca. 50-70%. Und da auch diese Mails im IMAP Sent Ordner landen sind die dann umgekehrt auch auf allen anderen Clients verfügbar.

[iparker]

Hallo Robert,

einmal mehr Danke für Deine Antwort. Erneut habe ich ein paar kurze Rückfragen ;-).

1.) Ich habe das mit dem Gruppenkonto jetzt mal getestet und die automatische Zuordnung einer eingegangenen Mail zu einem Kontakt klappt: Wenn ich in die Ansicht den Kontakts gehe wird dort im Verlauf die Mail ausgegeben. Wenn ich im Posteingang des Gruppenkontos jedoch die Mail auswähle und dann auf den Button "Beziehungen anzeigen" klicke wird mir diese Information nicht ausgegeben. Warum ist hier nicht auch der Kontakt bei der E-Mail zu sehen - also die Verknüpfung andersrum auch einzusehen? Was verstehe ich hier schon wieder falsch ;-).

2.) Die Funktion mit dem automatischen Import gibt es ja anscheinend nur für Gruppenkonten und nicht für Einzelkonten. Besteht irgendwie die Möglichkeit ein Gruppenkonto nur für bestimmte User sichtbar zu machen?

Besten Dank für Deine Hilfe!

LG Timo

[roblaus]

1. In dem Fall (über E-Mail) ist die Verknüpfung virtuell (eine Sicht), das heißt es wird abgefragt und nicht geschrieben. Also das Subpanel sagt: Gib mir alle E-Mails wo die Senderadresse gleich ist wie die die ich jetzt habe (aus dem Kontakt, der Firma). Dies hat den Effekt dass eine E-Mail u.U. bei 5 Mitarbeitern aufscheint weil die alle mit info@ was schicken.

2. Soweit ich weiß in der CE nicht. In der Pro müsste es gehen über ein Einzelteam. Ansonsten manuell. Ganze Seite markieren, Rechtsklick und ab geht die Post.

[sugarFLO]

Bei uns "krankt" es ganz ähnlich.

Das Hauptproblem ist, in Sugar kann man nicht vernünftig suchen.
Abhilfe: ein normaler Mailclient wird zu Suche benutzt - aber das ist ja nicht im Sinne des Erfinders.

Zweites Problem: man muss eben wirklich autmomatisch alle Mails importieren, denn kein Mitarbeiter wird uverlässig immer daran denken, alle relevanen Mails manuell zu importieren, das hat die Praxis bei uns gezeigt. Daher gibt es Gruppenkonto, was nur für einen Benutzer eingerichtet ist. (Eine Krücke unter CE, die wohl nur in einem sehr kleinen vertrauten Team funktioniert.)
Auswuchs: man hat quasi alle Mails doppelt in Sugar, einmal im "blauen Folder" (IMAP) und einmal im "roten Folder" (Sugar-Datenbank). Das ist einem Mitarbeiter auch nicht so einfach zu erklären, auch schon weil natürlich nur in einem von beiden die Mails dann als "gelesen" markiert werden.

Aktuell habe ich mir die MS Exchange Synchronisations-Lösoungen etwas angeschaut, aber letzen Endes baut man sich damit eigentlich nur einen zweiten Client und macht das "eigentliche" SugarCRM fast überflüssig. Das kann es ja dann auch nicht sein. Bzw. der Vorteil von Sugar sollte ja sein, alles an einem Platz zu haben.

Ich bin etwas ratlos im Augenblick und befürchte, mit den genannen Krücken leben zu müssen.
Schade ist halt, das die Suche so mieserabel funktioniert, sonst könnte man ja fast mit dem integrierten Webmail-Client arbeiten.

Ich würde mich aber auch freuen, hier andere Lösungsansätze weiter zu diskutieren!

[iparker]

Hallo,

erneut vielen Dank für Eure ganzen Antworten.

Vorweg sollte ich vielleicht noch sagen, dass wir intern noch nicht mit Sugar arbeiten, sondern ich gerade die Evaluation mache und die Testphase bei uns vorbereite. Darum überlege ich, wie wir halt die Prozesse in Sugar abbilden können.

Und wenn man dann schon mit einem neuen zentralen CRM arbeitet möchte man ja auch die (wichtigen) E-Mails direkt bei den Kontakten haben.

Meine Tendenz geht aktuell dazu, was sugarFLO als unpraktikabel abgelehnt hat, nämlich das manuelle Einlesen von Mails. Gefühlt möchte ich gar nicht unbedingt alle Mails an Kunden im CRM haben, sondern nur die wichtigen (Angebotsannahmen, Freigaben usw.). "Smalltalk-Mails" müssen ja nicht ins System.

Und darum werden wir das erstmal mit dem Opacus Thunderbird Plugin testen. Der Mehraufwand (d.h. die Zuordnung) beim Versand einer Mail ist vertretbar (5 Sekunden). Und bei eingehenden Mails werden wir mal sehen wie zuverlässig wir intern damit arbeiten ;-).

Vielleicht richten wir aber auch für jeden User ein Gruppenkonto ein, um die eingehenden Mails automatisch zu importieren. Bin mir da einfach noch nicht sicher...

Sugar wird dann quasi eher als "Archiv" für zentrale Mails verwendet.

Über eine Sache bin ich gerade noch gestolpert die der sugarFLO auch angesprochen hat: Welche Suchmöglichkeiten habe ich für Mails, und insbesondere auch für archivierte Mails? Den Posteingang/die Konten kann ich ja im Mailclient über das Such-Icon und die Suchfunktion dort filtern. Aber wie kann ich im Mailarchiv suchen? Gar nicht? Weiß jemand ob es dafür ein Zusatzmodul gibt, mit dem diese Suche ermöglicht wird?

Besten Dank für Euer Feedback!

Viele Grüße

Timo

[iparker]

Ich muss jetzt noch mal ne Frage nachschieben - in der Hoffnung sie nicht doppelt zu stellen. Aber ich will da auf Nummer sicher gehen:

Werden Mails von Gruppenkonten tatsächlich komplett abgerufen? Oder müssen diese auch noch in Sugar importiert werden? Bleibt die Mail im Gruppenkonto auch wenn die Mail nicht mehr auf dem E-Mail-Server verfügbar ist?

Bin mir da gerade total unsicher und möchte nichts falsch machen.

Danke für Euer Feedback!

VG Timo